Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО) — это электронная система или непосредственно сам процесс по работе с документами в электронном виде, включающий в себя цикл по созданию/получению документов, их хранению, изменению и исполнению.

Система ЭДО должна соответствовать следующим принципам:

• Каждый документ уникален, его можно идентифицировать единственно верным способом.
• Дубликаты должны быть исключены (наиболее популярная реализация — хранение документов или их идентификаторов в единой базе).
• При поручении задач ответственным лицам/исполнителям, последних тоже можно идентифицировать в системе.
• В системе должен быть реализован поиск по различным критериям.
• Должна иметься подсистема для отслеживания всех этапов работы с документами (создание, подписание, назначение ответственных, срок исполнения и т.д.).

Неотъемлемой частью любой системы ЭДО является электронная цифровая подпись (ЭЦП). Она служит заменой собственноручной подписи, как в случае с бумажными документами. Поставить её может только владелец ключа.

ЭЦП позволяет:

• Контролировать целостность документа (конечная подпись формируется на основе содержимого документа и ключа шифрования, что исключает возможность несанкционированного изменения документа).
• Производить процесс аутентификации владельца документа.
• Подтверждать факт авторства (подписание невозможно другим человеком, в том числе злоумышленником).