От бумаги к цифре. Как «Байкал Сервис» переходил на ЭДО

«Байкал Сервис» начал внедрять ЭДО в 2017 году. В качестве оператора мы выбрали Контур.Диадок, так как это самая популярная система у наших клиентов, около 85 % отдают предпочтение именно ей.

Внедрение ЭДО началось с того, что специалисты Контура установили модуль для работы в 1С и настроили отправку первичных документов грузополучателям: в электронный вид перевели УПД, счета-фактуры и накладные. Позднее были доработаны нетиповые печатные формы акта и отчета по страхованию грузов.

На втором этапе в пакет документов были добавлены экспедиторская расписка и страховой сертификат. Эти документы автоматически стали включаться в расширенный комплект с первичными документами для отправки клиентам в электронном виде.

В 2017 году согласие на электронный обмен документами дали всего 50 клиентов. Надо сказать, что успешный переход на ЭДО зависит не только от настройки технологии и автоматизации процессов, но в значительной степени от продвижения и популяризации среди клиентов самой идеи электронного обмена, его преимуществ и удобства.

Поначалу мы приглашали клиентов рассылками через личный кабинет в Диадок. Со временем на сайте «Байкал Сервиса» был создан раздел, посвященный ЭДО, и добавлена простая форма заявки. Кроме того, мы разместили листовки в пунктах приема-выдачи грузов, запустили выделенную линию по вопросам электронного документооборота, делали регулярные рассылки приглашений по действующим клиентам.

В 2019 году общее число документов, отправленных по ЭДО, достигло одного миллиона. По мере получения опыта компания повышала уровень сервиса, вместе с этим росло количество подключенных клиентов и переданных документов.

В 2022 году число подключенных контрагентов увеличилось втрое по сравнению с предыдущим периодом. Всего за прошлый год мы отправили уже более 3,5 млн электронных документов. Причем с их отправкой справляются всего три сотрудника.

Таким образом, совсем не случайно в прошлом году на конкурсе лучших проектов перехода на электронный документооборот, который проводит Контур с 2018 года, наша компания стала победителем в главной номинации «Про успех: проект года», а также в номинации «Про активность: эффективное подключение контрагентов» в категории «Крупный бизнес».

Это очень весомое достижение, которого мало кто ожидал. Ведь в финале нашей команде противостояли ПАО «МТС», АО «Почта Банк» и АО «ПГК». И такое решение приняло независимое жюри, в которое входили представители Федеральной налоговой службы, АНО «Цифровая экономика», Торгово-промышленной палаты России и других организаций.

Дело в том, что при оценке кейсов компаний-участников премии жюри смотрела как на сами цифры (количество присоединившихся контрагентов, количество отправленных документов, номенклатура отправляемых документов и проч.), но также оценивался и подход — что использует компания для развития ЭДО.

«Байкал Сервис» подошел к вопросу комплексно, и абсолютно все это оценили. Тут и кроется главный и простой секрет победы: мы очень внимательно прислушивались ко всем рекомендациям нашего менеджера по развитию и не поленились выполнить все мероприятия по привлечению клиентов.

Как результат, сейчас с «Байкал Сервисом» по ЭДО работают уже более 133 тысяч клиентов.

Одно из преимуществ электронного документооборота — прозрачность и оперативность при получении документов, что в полной мере отвечает потребностям клиентов. В то же время электронный документооборот позволяет значительно сокращать материальные затраты.

Сегодня мы можем констатировать, что финансовые затраты компании благодаря использованию ЭДО уменьшились в два раза. При этом выросла скорость поступления оплат от клиентов за счет ускорения доставки первичных документов. Время получения и подписания документов сократилось с 2–3 недель до нескольких минут.

В своем стремлении предоставлять современный и качественный сервис нашим клиентам мы продолжаем внедрять и совершенствовать электронный документооборот. Сейчас, к примеру, реализуется проект Логистика от Контура, который позволит перевести в электронный вид работу с транспортными накладными и значительно повысить эффективность и этой части документооборота.

Стоит также сказать, что с 1 сентября станет обязательным использование машиночитаемой доверенности (МЧД), и тут мы тоже уже в полной готовности. МЧД выпущены для всех сотрудников, которым она необходима в работе. Сервис был протестирован, мы собрали обратную связь от клиентов и сейчас отправляем около 20% документов с использованием машиночитаемой доверенности.

В заключение хотел бы поблагодарить компанию Контур, которая пригласила нас поделиться опытом перехода компании на электронный документооборот на летнем Форуме ЭДО в рамках сессии «Цифровизация основных отраслей экономики». Мероприятие было отлично организовано Академией Информационных Систем (АИС) и подтвердило статус одного из главных профильных событий года.