Какую телефонию выбрать для малого бизнеса

На вопрос о том, какую телефонию выбрать малому бизнесу, можно было бы ответить очень кратко: «Самую недорогую!». Но это было бы неправильно.

Выбирать всегда следует, исходя из модели ведения бизнеса и схемы связи с клиентами. Значит выбор телефонии будет напрямую связан со сферой работы компании.

Под малым бизнесом законодательство понимает коммерческие предприятия с численностью сотрудников до 100 человек и ежегодным доходом до 800 млн. руб. Однако, мы включим в статью и советы для микропредприятий (численность персонала — до 15 человек, доход не выше 120 млн. руб.).

Оптимальная телефония для микрокомпаний

В категорию микропредприятий в первую очередь следует отнести ИП без сотрудников, ИП с несколькими наемными работниками, а также компании, оказывающие небольшой спектр услуг или продающих небольшой перечень товаров (только что открывшиеся или давно работающие на рынке).

Возможно несколько типовых схем связи:

1. Один номер телефона (мобильный или стационарный) для приема звонков от клиентов, между собой посредством телефонной связи сотрудники не общаются (например, все работают в одном или максимум двух офисных помещениях). Многоканальность такому телефону не требуется ввиду относительно редких звонков клиентов. Звонки принимает один сотрудник.
2. Один-два номера телефона (городских или мобильных) используются для входящих, между собой сотрудники общаются посредством собственных мобильных телефонов или интернет-мессенджеров (как правило, такие сотрудники находятся в разъездах или просто работают удаленно). Звонки принимает один-два человека (в зависимости от нагрузки), в некоторых ситуациях может понадобиться многоканальный номер телефона.
3. Количество телефонов зависит от количества торговых точек (магазинов, сервисных центров и т.п.). Чаще всего это стационарные телефоны, с которыми работают руководители торговых точек. Офис компании (если он есть) обычно располагается в одном из магазинов и потому не требует отдельного номера телефона. Между собой сотрудники не общаются или общаются мало. Входящий телефонный трафик минимальный, так как клиенты ознакамливаются с ассортиментом на сайте компании или непосредственно на месте в торговой точке.

Схемы можно обобщить и дать некоторые рекомендации.

Ввиду того, что бюджет у микрокомпании небольшой, денег на масштабную корпоративную связь нет, федеральные номера и прочие «плюшки» они просто не могут себе позволить из-за вопросов экономии.

Ставку микрокомпаниям лучше всего делать на классическую телефонную связь посредством мобильных телефонов (офис всегда с собой) или стационарные (привязаны к офису).

Немаловажное требование — чтобы для работы был отдельный номер телефона, а еще лучше, чтоб он был «красивым» (легче запоминается и воспринимается как забота об имидже компании). Опционально у мобильного оператора можно заказать городской номер (выглядеть он будет как номер стационарного телефона, но работать будет как мобильный), такая услуга обычно требует небольшой дополнительной платы.

Если вы как владелец компании в какой-то момент понимаете, что вам очень хочется видеть детальные расходы на связь и централизовано управлять всеми рабочими телефонами — стоит задуматься об объединении всех номеров в единый пакет. Обычно такие услуги предоставляют сами мобильные операторы. Искать такие тарифы следует в разделах корпоративной связи. Это выгодные пакеты услуг мобильной связи и SMS внутри региона или с регулярными поездками в другие регионы/за рубеж, иногда даже предоставляются пакеты интернет-трафика, бесплатный федеральный номер 8-800, что позволяет комплексно закрыть вопрос связи небольшой компании с фиксированной абонплатой или поминутной тарификацией.

Выбор телефонии для малого бизнеса

С увеличением числа работников растут и расходы на связь, схемы организации взаимодействий усложняются, управлять связью становится тяжелее.

Если микрокомпания переходит на новый уровень взаимодействий с клиентами, так же, как и на новый формат связи между сотрудниками, ей будут полезны следующие советы.

Если вы арендуете офис в крупном бизнес-центре, стоит поинтересоваться услугами местной АТС. В первую очередь, вы получаете операционные расходы (ежемесячная плата за использование и понятные тарифы/лимиты), во-вторых, вам нет необходимости закупать оборудование, тратиться на работу по настройке и запуску собственной офисной АТС, все уже сделано и работает.

Иногда тарифы такой АТС могут превышать «болевой порог» небольшой компании, или готовая АТС обеспечивает не весь набор требуемых функций, и тогда проще и дешевле один раз вложиться в собственное оборудование. Альтернативный способ организации связи для малочисленного офисного помещения — облачная телефония для малого бизнеса (виртуальная АТС или кратко ВАТС).

Сводная таблица ниже показывает преимущества и недостатки обоих подходов

Ввиду высокой надежности и реализации продвинутого функционала со стороны ВАТС и аппаратных АТС, вопрос выбора между аппаратной АТС или ВАТС по сути сводится к вопросу стоимости необходимого набора функционала.

Если вам выгоднее платить ежемесячно, например, по 500 рублей за базовый набор функций, и знать, что в любой момент ваша сеть может быстро масштабироваться, то ВАТС — это ваш выбор.

Если вы можете позволить себе покупку надежной офисной мини АТС, которая умеет все, что вам необходимо, и вы не планируете менять модель бизнеса в ближайшие несколько лет, то экономия на ежемесячных платежах с лихвой окупит стоимость оборудования. Аппаратная АТС — ваш выбор.

Примеры

Бизнес малой компании строится на базе интернет-магазина, который работает в масштабах всей страны. Склад располагается в одном городе, а доставка осуществляется почтой.

Прием входящих звонков в большинстве случаев должен быть бесплатным (то есть требуется федеральный номер 8-800), линия должна быть многоканальной (на случай поступления нескольких звонков одновременно). Связь внутри компании осуществляется между узловыми точками (центральный офис, руководители подразделений, ключевые сотрудники и т.п.). Для обработки заказов вам может понадобиться колл-центр (осуществление холодных звонков в поисках новых клиентов, техническая поддержка, консультирование и т.д.).

Теперь необходимо детально рассчитать: где будет располагаться складское помещение (в одном городе с офисом или на удалении, где дешевле арендная плата и ниже стоимость труда при развитой инфраструктуре), главный офис (отдел маркетинга, логисты и т.п.) и колл-центр.

На основе структуры и расположения подразделений формируется типовой набор оборудования рабочих мест и схем связи. Далее рассчитываются расходы (разовые и операционные) на связь: отдельно на аппаратную АТС, отдельно на ВАТС.

Если ВАТС с ее ежемесячными платежами вписывается в ожидаемые операционные расходы, лучше выбрать ее, так как масштабировать сеть или перенести офис в случае смены дислокации будет значительно проще. А операционные расходы (абонентская плата за пакеты услуг) позволяют избежать перекосов бюджета с разовыми крупными платежами на старте.

Если разовые расходы на аппаратную часть офисной АТС для ведения бизнеса, пересчитанные в ежемесячный платеж за ближайшие 3-5 лет (не забыть за ежемесячные расходы на аренду каналов связи и найм специалистов по настройке) существенно ниже (например, в 2 раза или более) ежемесячных расходов на ВАТС, то выбор стоит сделать в пользу классических офисных АТС.

В случае, если бизнес строится на базе одного центрального офиса (маркетинг, отдел по работе с клиентами, сервисная служба и т.п. все в одном месте), складские помещения и точки продаж расположены в том же городе, дополнительных опций, таких как конференцсвязь, интеграция с CRM и т.п., не требуется, то выбор телефонии очевиден. Это аппаратная мини АТС для офиса, обеспечивающая весь необходимый набор функций, и стационарные телефоны для торговых точек или складских помещений. Даже с учетом покупки телефонов для сотрудников и настройки АТС сторонними специалистами такое решение окупится в ближайшие пару лет, если сравнивать с системами ВАТС. При этом вы получаете стабильную связь, не зависящую от сети Интернет и обеспечивающую полную конфиденциальность каналов связи.

Если большая часть ваших сотрудников работает удаленно, то оптимальным решением будет облачная телефония для малого бизнеса. Вы сэкономите на связи внутри компании, а дополнительный функционал (проведение онлайн-конференций, интеграцию с CRM и др.) можно будет использовать только в том объеме, который необходим в рамках концепции ведения бизнеса.

Олег Легин

Эксперт по малому и среднему бизнесу. За плечами: крупный ритейл, складская логистика, маркетинг.