Всё об онлайн-кассах в 2021 году

Содержание

• Что такое онлайн-касса
• Как работает
• Кому нужна
• Кто освобождён
• Как подключить
• Виды онлайн-касс
• Сравнение предложений 2019

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника нового поколения, которая может работать с электронными фискальными накопителями (ФН), отправляющими данные об операциях в налоговую службу (через операторов фискальных данных, далее ОФД) посредством сети связи с доступом в Интернет.

Понятие появилось в 2016 году после изменений, внесённых в федеральный закон 54-ФЗ.

На самом деле термина «онлайн-касса» в 54-ФЗ нет, контрольно-кассовая техника (ККТ) таковой и осталась. Изменился механизм фискализации и печати чеков. Теперь электронная и бумажная версия равнозначны, а приоритет отдаётся именно электронной версии, так как фискальные данные теперь хранятся в специальных ЦОДах (у ОФД) и автоматически передаются в ФНС.

Как работает онлайн-касса

1. Продавец вводит полученную от покупателя сумму. В зависимости от технических возможностей кассиру может быть доступен электронный каталог — в нём достаточно выбрать позицию и указать количество.
2. ККТ формирует электронный чек и направляет его в фискальный накопитель.
3. Там данные фискализируются.
4. Данные возвращаются в кассу.
5. В зависимости от конфигурации оборудования и типа сделки чек может быть распечатан на бумажном носителе, а может быть отправлен клиенту в электронном виде.
6. Одновременно с этим, данные чека передаются ОФД.
7. ОФД хранит информацию о чеках на своих серверах и по расписанию дублирует её в ФНС.

Процесс наглядно отображён на схеме ниже.

Кому нужна онлайн-касса

Всем предпринимателям и организациям, продающим товары и оказывающим услуги населению. Проще назвать исключения — их и рассмотрим ниже.

• С июля 2017 года обязаны применять онлайн-ККТ все торговые предприятия.
• С июля 2018 года — необходимость распространилась на юрлиц, занимающихся продажей товаров, работающих по патентам и вменённым налогам.
<liС 1 июля 2019 года обязанность использования онлайн-касс распространилась на владельцев торговых автоматов и многих других, в том числе и ИП, ранее выдававшие БСО, а также ИП на ЕНВД и ПСН без работников, которые продают чужие товары, ИП на ПСН и ЕНВД, которые имеют работников и оказывают услуги населению.

На особом положении пока остаются юрлица, работающие в удалённых и труднодоступных районах (перечень определяется в каждом отдельно взятом регионе), а также физлица, работающие по экспериментальной системе налогообложения для самозанятых (пока только в нескольких регионах).

Но, к примеру, применение новых ККТ для расчётов между юрлицом и гражданами, реализующими товары/услуги по налоговому режиму «налог на профессиональный доход», является обязательным.

Кто освобождён

На текущий момент освобождение есть, например, у таких категорий предпринимателей и организаций, оказывающих услуги (ст.2 54-ФЗ):

• продажи сельхозпродукции и ряда непродовольственных товаров на рынках, ярмарках и с транспорта (напитки в розлив, молоко, керосин, рыба и т.п.), а также продуктов народного творчества и художественного промысла;
• распила дров, вспашки участков;
• ухода за инвалидами, детьми и престарелыми;
• изготовления ключей от замков, ремонта одежды и обуви;
• организации питания в школьных заведениях;
• сдачи жилья в наём (касается только ИП, если квартира или дом в его собственности);
• продажи газет/журналов;
• приёма различного утилсырья (кроме драгметаллов, камней и металлолома).

Детально список представлен здесь.

Если вы всё ещё сомневаетесь в необходимости применения новой ККТ — пройдите специальный тест на сайте налоговой — https://kkt-online.nalog.ru/

Как зарегистрировать и подключить онлайн-кассу пошагово

Стандартный для всех алгоритм:

1. Выбрать и купить новую ККТ с фискальным накопителем нового поколения или модернизировать имеющуюся (при возможности).
2. Выбрать ОФД и заключить с ним договор.
3. Убедиться, что в справочнике ФИАС (федеральная информационная адресная система, страница на сайте налоговой — https://fias.nalog.ru/SearchPage.aspx есть адрес, где будет установлено кассовое оборудование. Если его нет, придётся подавать заявление в администрацию о внесении недостающих данных. К заявлению потребуется приложить правоустанавливающие документы, которые могут подтвердить существование адреса.
4. Подать заявление в установленной форме в ваш налоговый орган. Сделать это можно двумя способами:
   1. Лично на бумажном носителе.
   2. В электронном виде через личный кабинет налогоплательщика (операция доступна только при наличии квалифицированной электронной подписи (КЭП), она выдаётся уполномоченными организациями и требует ежегодного обновления). Лучше всего выбрать вариант с КЭП: наличие подписи облегчит процедуру взаимодействия с ОФД и другими организациями, позволит сдавать отчётность онлайн.
5. Налоговая служба присваивает оборудованию уникальный номер, который необходимо ввести в фискальный накопитель. После получения номера на операцию ввода налогоплательщику выделяется 1 рабочий день. Если вы подавали заявление на бумажном носителе, за номером необходимо будет явиться в налоговый орган.
6. Данные вводятся в ФН. Процедура очень ответственная, так в случае ошибки придётся приобретать новый накопитель. На выходе вы должны получить десятизначный номер для завершения процедуры на сайте ФНС.
7. Параметры фискализации вводятся на сайте налоговой. Итогом процедуры будет получение карточки регистрации (в электронном виде). До получения карточки пробивать чеки нельзя.
8. Остаётся ввести данные регистрации в личном кабинете ОФД.
9. Лучше всего начать с тестового платежа. Чтобы убедиться, что все настроено верно и работает.

Некоторые производители кассового оборудования предлагают специальные утилиты, которые облегчают и частично автоматизируют процесс регистрации.

Виды онлайн-касс

• Кнопочные терминалы. Обеспечивают минимальный функционал. Подойдут в первую очередь для предприятий на спецрежимах. Когда для подтверждения факта покупки достаточно выбить сумму. Например, такси, общепит, салоны красоты и т.п.
• Отдельные фискальные регистраторы. Они подключаются как внешние устройства к терминалам или рабочим местам кассира. В отдельных случаях могут работать даже без кассового аппарата, например, при взаимодействии с программой учёта. Могут использоваться на крупных предприятиях торговли, где рабочие места кассиров строятся на базе ПК.
• SMART-терминалы. Строятся на базе планшетов или больших сенсорных экранов. Подойдут для широкого круга задач и любого профиля деятельности предприятия. Могут взять на себя все функции рабочего места кассира.

В зависимости от способа эксплуатации и типа подключения кассы могут быть:

• Стационарные. Предполагают преимущественно сетевое питание. Даже если в устройстве есть аккумулятор, то он рассчитан на небольшое время работы. Такая техника подходит только для торговых точек, работающих внутри помещений. Приоритетные способы подключения к сети:
  • LAN,
  • Wi-Fi,
  • GPRS (2 или 3G, на случай, если с проводным подключением возникают трудности).
• Мобильные. Могут работать автономно в течение длительного времени. Идеально подходят для предприятий, работающих на выезде — службы такси, доставки и т.п. Способы подключения:
  • GPRS (2 или 3G),
  • Wi-Fi (для подключения к смартфонам или планшетам),
  • Bluetooth (аналогично).

Модели могут отличаться доступными интерфейсами, для подключения:

• денежных ящиков,
• сканеров,
• весов,
• интеграции с ПК.

Полный и всегда актуальный перечень оборудования, которое имеет соответствующий сертификат и подходит для работы с фискальными накопителями нового поколения, можно найти на сайте налоговой — https://kkt-online.nalog.ru/#_rkkt

Там же представлены все действующие ОФД и модели фискальных накопителей.

Сравнительная таблица стартовых предложений 2020

Агент	Модель	Покупка	Рассрочка (от)	Аренда (от)	Возможности	Нужен ли р/с	Техподдержка
Сбербанк	Эвотор 5	От 13700 р. + 6200 р. за ФН на 15 месяцев	Нет	Эвотор 5 арендовать нельзя. Условия для Эвотор 7.3: От 1300 р./месяц + покупка ФН. Или от 2300 р./месяц, но с ФН, ОФД и выдачей КЭП	На базе планшета. Есть Wi-Fi, Bluetooth, GSM 3G, GPS, 2 камеры. До 12 часов автономной работы	Не нужен	Круглосуточно
Эвотор	Эвотор 5	От 13700 р. + ФН у партнёра — от 11600 р.	Нет	Нет		Не нужен	Ремонт и установка только через партнёров, консультирование доступно на официальном сайте
Атол	АТОЛ 1Ф	От 12500 (вместе с ФН на 15 месяцев)	Нет	Как отдельный сервис на базе касс АТОЛ 42ФС — от 2900 р./месяц (за одну, две и более — 2000 р./месяц) +покупка ФН на 15 месяцев — 6300 р.	Не имеет дисплея, требуется управляющее устройство — ПК или планшет/ смартфон. Собственных интерфейсов для подключения к сети — нет. Аккумулятора — нет.	Не нужен	Только через партнёров или аккредитованные сервисные организации
Альфа-Банк	АТОЛ SIGMA 7	19650 р. (ФН на 15 месяцев включён в стоимость)	Нет	Нет	Сенсорный дисплей 7 дюймов (на базе планшета). Интерфейсы: Bluetooth, Wi-Fi, LAN, 3G и 4xUSB. Встроенный аккумулятор на 2600 мАч.	Не нужен	Круглосуточная приоритетная поддержка включена в пакет «Касса под ключ» — 5400 р./квартал. Горячая линия и гарантийный ремонт — бесплатно.
Модульбанк	Модуль-Касса MSPOS−K	11900 р. +услуга «Касса под ключ» (включая ФН на 15 месяцев — 7900 р. + подписка на кассовое ПО (от 790 р./месяц)	От 1650 р./месяц (на срок до 12 месяцев)	Нет	Смарт-касса на базе Android: камера, Bluetooth, Wi-Fi, 3G, встроенный 1D / 2D-сканер. Батареи может хватить на 48 часов использования.	Не нужен	Несколько пакетов обслуживания — от 190 до 2490 р./месяц (в зависимости от точек продаж и других условий). Приобрести кассу без услуги «Касса под ключ» (от 7900 р.) нельзя+услуга «Касса под ключ» (включая ФН на 15 месяцев — 7900 р. + подписка на кассовое ПО (от 790 р./месяц)
CloudKassir	На усмотрение сервиса	Нет	Нет	2500-3500 р./месяц + фиксированный платёж 18990 р. (за резервирование ККТ и приобретение ФН)	Оператор выступает в роли хостинга для онлайн-касс — доступ к кассам по API или из личного кабинета.	Нет	Круглосуточно, включена в аренду.